添付ファイルを適切な形式で送信する

添付ファイルを適切な形式で送信する

メールにはデータを添付して送信することができます。

しかし、添付するファイルによってメールの受信者に迷惑をかける場合があります。次の点に注意して添付ファイルを送信するようにしましょう。

ウィルスに感染していないか確認する

あなたの送信したメールがウィルスに感染していた場合、相手に多大なる迷惑をかけます。たとえウィルスが駆除できたとしても、あなたの信頼は回復できません。送信する前にウィルス感染していないか確認しましょう。

ファイルの種類を確認する

次のようなファイルは、ほとんどの環境で開くことができます。

• JPEGファイルの画像(jpeg/jpg)
• Word文書(doc/docx)
• Excel文書(xls/xlsx)
• PDFファイル(pdf)
• テキストファイル(txt)
• 圧縮ファイル(zip)

自分はビジネスで使っているが、相手側に閲覧するソフトが入っていない礼は数多くあります。

特にパワーポイント(ppt/pptx)やフォトショップで作成した画像データ(eps)などは注意して添付する必要があります。

大容量の添付ファイルを送信する前に確認する

利用しているプロバイダによってメールサーバの使用量に制限があったり、１度に送ることができる添付ファイルの要領に制限があったりします。

ですから、大容量のデータを贈る際には、相手のプロバイダで提供しているサービス内容を確認しおくほうがいいでしょう。

※大容量のデータを送信送信するに便利なのが、「宅ファイル便」です。会員登録は必要ですが、無料で利用でき最大300MBまで送受信可能です。

添付ファイルの文例

添付ファイルの文例１

次回のメールにて「第3回　新製品発表のご案内」を添付して
お送りしたいのですが、よろしいでしょうか。

お送りしたいのは、PowerPointにて作成した
pptx形式のファイル(1.2MB程度)です。

同じ内容のファイルをPDF形式でお送りすることも可能です。
ファイル形式やサイズについてご希望がありましたら、
お知らせいただけますと幸いです。

添付ファイルの文例２

5/2日(火)の「第3回　新製品発表のご案内」を
PDFにて添付いたします。
2枚目の出欠確認表は、お手数ですが、
4月30日(木)までにファックスにてご返信ください。

添付ファイルの文例３

作業スケジュールのご提案です(xlsxファイル)。
シート1枚目がA案、2枚目がB案となっております。
ご検討の上、4月30日(木)までにお返事いだだけますでしょうか。

添付ファイルの文例４

「新製品発表会のご案内」に関しました次の３点を添付
いたしますので、ご確認ください。

・「新製品発表会のスケジュール」(docx形式)
・「新製品についての概要」(PDF形式)
・「新製品写真」(JPEG画像)

データが開けない、壊れているなど問題がありましたら、
ご一報いただければ、すぐに再送致します。