報告の文例(社内メール)

報告の文例(社内メール)

報告のメールは、会社にとって必要な情報を、偽りなく正確に共有するためのものです。箇条書きや別記を活用し分かりやすく記述するようにしましょう。

主なポイントは、次の通りです。

• 結論を先に報告し、状況報告や感想・意見などの負荷情報は後に伝える。
• 緊急性,重要性,客観性に注意して伝えるべき情報を整理する。
• 箇条書きをうまく使ってシンプルに書く。

• 報告の文例1
• 報告の文例2
• 報告の文例3

報告の文例一覧

1. 【文例1】クレーム処理の報告(1)
2. 【文例1】クレーム処理の報告(2)
3. 【文例1】出張の報告(1)
4. 【文例1】出張の報告(2)
5. 【文例1】トラブル対応のための出張の報告
6. 【文例1】出張から戻った人へ留守中の出来事の報告
7. 【文例1】進捗状況の報告
8. 【文例2】受注の報告
9. 【文例2】会議参加の報告
10. 【文例2】作業日報の報告
11. 【文例2】週刊報告(週報)
12. 【文例2】初任者研修についての報告
13. 【文例2】カタログリニューアルについての報告
14. 【文例3】営業結果の報告
15. 【文例3】営業報告(1)
16. 【文例3】営業報告(2)
17. 【文例3】営業先での商談内容についての報告
18. 【文例3】販売会議の報告
19. 【文例3】研修についての報告
20. 【文例3】セミナー参加についての報告

クレーム処理の報告(1)

件名：クレーム報告書

販売部メンテナンス課　武藤様

サポートいつもご苦労様です。営業部の山田です。

本日(○○日午後2時)に客先○○会社○○様より,当社メンテナ

ンスについて､下記のようなクレームがありましたので報告します。

対応について､平成○○年○○月○までにご回答ください。

よろしくお願いします。

1　顧客名　　○○会社○○工場○○課

2　設備名　　○○型○○機(平成17年6月納入)

3　クレーム状況

発生日　　平成○年○月○日

状況　　　上記午前中に､操作手違いにより設備がストップしたの

で､当社メンテナンス部門に電話したが､担当者不在で

連絡持ちとなったが､午後になっても連絡つかなかった。

翌朝8時50分にメンテナンスに連絡とるも､あとで連絡

するとのまま,午前中連絡なし。

午後営業の私に連絡が入り対応､メンテ技術者を派遣し

処理しましたが､サポート体制の不備につき､今後の対

応を責任者名でだせとクレームを受け､回答を、

平成○年○月○日までにすることになりました。

上記について､今後のこともあるので､関係者を交えて検討会議を

すべきと思いますが､ご意見ください。

以上

================================

営業部　山田　太郎

内線    xxx

================================

このページのＴＯＰ

クレーム処理の報告(2)

件名：大阪工業からのクレームについて(ご報告)

織田部長

お疲れ様です。営業部の山田です。

ただいま、大阪工業を訪問いたしましたが、工場長の篠原様より、お叱りを

受けましたのでご報告します。

篠原様によりますと、20日に先方の工場見学に参加した総務部の中山が、

工場内を撮影しそれを自分のブログに掲載したとのことです。

篠原さまは、「無断で他社内を撮影し公開するような非常識は会社で罰する

べきである」と責任者からの謝罪を強く求めております。

まずは、私の方でお詫びを申し上げ、部長から改めてご連絡申し上げたいと

お伝えいたしました。

恐れ入りますが、部長の方から本日中にできるだけ早く、篠原様にご連絡を

とっていただけますでしょうか。

なお、中山のブログは次のものです。

http://nakayama.blog?p=123

後ほど、またお電話しますが、取り急ぎよろしくお願いいたします。

以上

================================

営業部　山田　太郎

内線    xxx

================================

このページのＴＯＰ

出張の報告(1)

件名：高知営業所出張報告書

営業本部営業部

三嶋　高次部長

山田　太郎です。

出張の結果につき、下記のとおりご報告いたします。

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

目的：四国地区　特別販促会議

期間：10月2日(月)～3日(火)

行動：

11/2 午前11時～12時　　営業所長と面談

午後1時～午後6時　特別販促会議

10/3 午前9時～10時　　 所長と現場調査

午前10時～12時　　改善会議

感想：

・所長以下、パート、アルバイトなどの現場スタッフの

やる気をひしひしと感じた

・商品厚生は地元のニーズを捉えキメ細かくする必要が

あると思われる。

追伸：

高知営業所の武田所長が、

三嶋部長によろしくとおっしゃっていました。

================================

営業部　山田　太郎

内線    xxx

================================

このページのＴＯＰ

出張の報告(2)

件名：四国出張報告

営業本部営業部

近藤課長

お疲れ様です。山田です。昨日、四国出張より戻ってまいりました。

不在の間のご対応など、ありがとうございました。

出張報告書を添付しますので、詳細につきましては、そちらを

ご覧ください。

概略は以下の通りです。

日程：10月2日(月)～3日(火)

・四国地区営業所（香川、徳島、高知）の視察

・四国地区販売会議、レセプションへの出席

・愛媛営業所開設準備

特記事項としては、次の点があげられます。

・愛媛営業所開設準備の際に、愛媛支店長候補の面接を行いました。

・徳島県　副知事にお目にかかることができました。

報告は以上です。

なお、次回の四国地区販売会議に関連してご相談がありますので、改めて

お時間をいただけますか。

よろしくお願いいたします。

================================

営業部　山田　太郎

内線    xxx

================================

このページのＴＯＰ

トラブル対応のための出張の報告

件名：池田工業システムトラブル対応についての報告

尾上部長

池田工業システムトラブル対応の岡山出張について結果を報告致します。

結果　　：システム設定の修正により無事対応終了

原因　　：お客様の設定間違い

対策　　：設定間違い防止のための説明資料作成を約束

特記事項：同様のトラブルは他のお客様でも起こる可能性があります。

説明資料は部内に展開して注意を呼びかけます。

報告は以上です。

訪問時は、お客様もお怒りでしたが、原因を丁寧に説明して

納得いただけました。

「わざわざ呼びつけて悪かったね」と見送っていただき信頼関係

を壊さずに済みました。

以上

================================

営業部　山田　太郎

内線    xxx

================================

このページのＴＯＰ

出張から戻った人へ留守中の出来事の報告

件名：出張中の状況についてのご報告

今村部長

お疲れ様です。山田です。出張、お疲れ様でした。

出張中の状況につきまして、以下の通り、ご報告いたします。

特に急ぎの用件はございません。

8月13日(月)

・昭和産業の大前様よりお電話あり（03-XXXX-4455）

→ご用件については、メールなさるとのことでした。

8月14日(火)

・京都支店の今野支店長がお見えになりました。

→得意先の訪問の後、立ち寄られたとのことです。

大前部長が対応されました。

・武蔵株式会社の近藤会長より出版された本をお贈りいただきました。

→私から受領のお礼をいたしましたが、部長からもご連絡をお願い致します。

ご本は部長のデスク脇の本棚に入れました。

以上です。よろしくお願いいたします。

================================

営業部　山田　太郎

内線    xxx

================================

このページのＴＯＰ

進捗状況の報告

件名：高効率バッテリー、性能試験の進捗状況

今村課長

お疲れ様です。山田です。

高効率バッテリーの性能試験の進捗状況につきまして、ご報告いたします。

性能試験データ提出日は、明日午前中の予定でしたが、明後日にずれこんで

しまうことが判明いたしました。誠に申し訳ありません。

改良中のバッテリーそのものが故障の原因です。

すでに修理済みですが、なぜ故障したのか、安定性に問題がないかについて、

遅くとも明後日までに、別途ご報告いたします。

林主任とすでに連絡がとれておりますので、直接ヒアリングしてきます。

まずは、取り急ぎ、ご報告申し上げます。

以上

================================

営業部　山田　太郎

内線    xxx

================================